De notaris en het notariaat in noord Nederland

Het ontstaan van het notariaat en de notaris

In de laat-Romeinse periode komen personen voor, de zogenaamde tabelliones[1], die beroepsmatig op vaste standplaatsen oorkonden opmaken ten behoeve van de mensen, die van hun diensten gebruik willen maken. Hoewel ze onder toezicht van de overheid staan, zijn het geen ambtenaren. In die delen van Italië waar de Longobarden[2] niet zijn doorgedrongen, blijven deze tabelliones, die men ook scriniarii noemt, tot in de twaalfde eeuw na te sporen. Ook bij de Longobarden en Franken zijn er zogenaamde scribae publici, die zichzelf ook wel notarii[3] noemen. Hun activiteiten zullen zich beperkt hebben gehouden tot het schrijven van oorkonden die bijvoorbeeld bij levering van onroerend goed moeten worden overgedragen.

In de Karolingische tijd[4] tracht men er een soort notariaat van te maken.
In 803 wordt een beschikking afgekondigd, dat naast schepenen en advocatie (nu: advocaten) ook notarii moesten worden benoemd en dat men er de koning lijsten van moet voorleggen. Deze notarii worden niet genoemd bij de Beieren, Friezen, Saksen en Thuringers. Ook bij de Franken zijn ze snel verdwenen en na 964 komen ze in Duitsland niet meer voor.

In de eerste eeuwen na deze periode wil het woord notarius (notaris) slechts zeggen dat men te doen heeft met een klerk of schrijver van een wereldlijk of geestelijk heer. In Italië heeft het notariaat zich geleidelijk dusdanig ontwikkeld, dat het uiteindelijk over kan gaan in onze moderne vormen. Ook daar hebben de Karolingers meerdere voorschriften gegeven. Zo veronderstelt het ‘capitulare van Mantua’ (omstreeks 781) in ieder gravengericht[5] minstens één notaris. De oorkonden moeten in het openbaar worden opgemaakt. In 962 krijgt de bisschop van Parma het recht van Otto I, dat notarii zowel voor de bisschop als voor particulieren oorkonden mogen opmaken.

Naast de tabelliones en de graafschaps-notarissen, die tevens vaak schepenen[6] zijn geweest, verschijnen in het begin van de negende eeuw koninklijke notarissen. Deze noemen zichzelf ‘notaris regalis’. Sedert de tiende eeuw zijn er ook nog ‘notarii sacri palatii’, die veel verwantschap met de koninklijke notarissen vertonen. Deze beide laatste groepen vindt men vanaf het begin van de tiende eeuw over diverse steden verspreid, waar ze fungeren als schrijvers van gerechtelijke akten en privé-oorkonden. In de loop van de elfde eeuw verdwijnen de graafschapsnotarissen.

In die tijd gaat ook de paus aanspraak maken op de benoeming van notarissen. Deze pauselijke notarissen noemen zich eerst 'notarii apostolicae sedis', later 'publici apostolica auctoritate notarii'. Als ze ook door de keizer benoemd zijn, dan heten ze 'publici apostolica et imperatoria auctoritate notarii'.

Tegen het einde van de twaalfde en het begin van de dertiende eeuw vindt er een samengaan plaats van de tabelliones en de nieuwe notarii. Vanuit Italië verspreidt het instituut, dat zo ontstaan is, zich door West- en Noord-Europa. In Frankrijk gebeurt dit reeds in de tweede helft van de twaalfde eeuw. Eerst verschijnen daar de keizerlijke notarissen, spoedig door de pauselijke gevolgd. Sommige treden in dienst bij koningen. Men heeft dan dus notarissen zonder meer, koninklijke-, keizerlijke en pauselijke notarissen, terwijl er ook nog ‘notarissen van de officialen’ hebben bestaan. In Duitsland gebeurt dit iets later. Het notariaat is hier waarschijnlijk rechtstreeks uit Italië ingevoerd door bisschop Jan van Sierck (1291-1296).

In eerste instantie zijn bij de zogenaamde offïcialiteitsgerechten, waaraan de bisschoppen de uitoefening van de jurisdictie (het recht) in kerkelijke zaken gedelegeerd hebben, officialaatsgriffies ingericht, waaraan notarii, scriba en tabelliones verbonden zijn. Vermoedelijk ook heeft de paus de bisschop in staat gesteld daarbij ook keizerlijke notarissen aan te stellen, mits deze een eed van trouw aan de kerk willen afleggen.

In ons gebied
In onze gewesten functioneren vanaf die tijd naast deze (kerkelijke) gerechtsnotarii ook notarii, die als zelfstandige notarii, die als ‘notarii publici’ (openbare notarissen) een eigen praktijk uitoefenen. Hun aanstelling komt tot stand door een creatie (benoeming) door paus en/of keizer of door andere machthebbers als bisschoppen en wereldlijke bestuurders, die daartoe door paus of keizer gemachtigd zijn.

In Utrecht worden in de dertiende eeuw in oorkonden van 1294 en 1298 twee openbare notarissen genoemd. In Deventer is er een in 1316. Hun opdrachtgevers zijn officialen, andere kerkelijke instellingen, stadsbesturen en particulieren. In het algemeen genieten hun aktes ‘fïdes publica’ (openbare geloofwaardigheid). Hun werkterrein omvat, wat de gerechtelijke zaken betreft, het opmaken van akten, waarbij partijen of getuigen in rechte worden opgeroepen, of waarin eis, wederwoord, partij- en getuigenverklaringen, rechterlijke uitspraken en appellaties (waarbij de partijen, betrokken bij een proces, hoger beroep van een rechterlijke uitspraak instellen).

In de buitengerechtelijke zaken maken ze akten op ter vastlegging van testamenten, schenkingen, overeenkomsten betreffende goederen of heffingen, bijvoorbeeld cijnzen[7] of tienden[8], recognities[9], schuldbekentenissen en uitspraken van scheidslieden. Vaak ook transsumpten, ofwel afschriften van originele stukken.

In de loop van de zestiende eeuw wordt het notariaat geleidelijk vooral een wereldlijke instelling. Uiteraard met bemoeienis van de overheden. Een keur van Ommen uit 1451 vermeld: ‘Item daer en zal gheen notarijs tughen bynnen onser stad boven die scepene.’

Portret van Fedde van der Tuuk, notaris te Groningen. Foto: A.S. Weinberg, 1900-1910. Annotatie: Veendam, 09-04-1857 - Groningen, 16-12-1916. Notaris te Groningen, lid van Gedeputeerde Staten, lid raadscommissie voor de stadsbezittingen 1904-1915. Ongehuwd. Bron: RHC GA, Groninger Archieven, Beeldbank Groningen.

Foto. Portret van Johannes Jacob Bleeker (Hoogezand 10-4-1831-Finsterwolde 27-6-1868). Burgemeester van Hoogezand van 1856-1866, daarna notaris te Finsterwolde. Datum: 1860-1868. Bron: RHC GA, Groninger Archieven, Beeldbank Groningen.

En uit het ontwerpstadsrecht van Kampen uit de laatste helft van de zestiende eeuw:

‘Copien ende transsumpten sind niet loffweerdich, noch moegen sie itwes bewijsen, sie sijen dan van enen becanten loffweerdigen gericht off notarien besegelt off onderschreven. Dan die dat hebben, daerop mach men ordelen.’

Op de dagvaart[10] gehouden te 's-Gravenhage op 31 januari 1524 bij de Gedeputeerden van de zes grote steden van Holland, komt ook het notariaat aan de orde. Enkele steden hebben geklaagd:

‘over de veelheyt ende onbequaemheit van den notarissen, die hemlieden onderwinden te maken instrumenten van alle contracten ende uuyterste willen daer veel processen ende geschillen uuyt rijsen’. Zij begeren daarom ‘dat elck in den sijne de nutste ende bequaemste sal mogen eligeren, zoe veel hemlieden nae grootheyt van der stadt van noode sal sijn; die goet register of prothocol sullen moeten houden ende dat van testamenten ofte uuyterste willen, die in tijden van noode haestelicken gemaect moeten worden.’

Als de pensionaris van Holland, mr. Aert van der Goes, op last van de Staten in februari naar de landvoogdes en de stadhouder wordt afgevaardigd, kan hij bij zijn terugkeer mededelen dat volgens een plakkaat[11] van Karel V, te Brussel op 21 maart 1524 gegeven, voor het eerst een wettige regeling van het notariaat tot stand komt. Deze verordening houdt in dat in het vervolg in elke stad of plek niet meer notarissen mogen worden benoemd dan door Burgemeesters en Schepenen zullen worden voorgesteld. Het bestuur van de stad heeft dus de keuze van de personen en van het aantal, het Hof van Holland moet uiteindelijk toestemming geven. Dit gebeurt dan nadat de notaris in spé door een van de raadsheren van het Hof is geëxamineerd en beëdigd, waarna inschrijving volgt in een daartoe bestemd register ter Griffie van het Hof.

Verder wordt ook nog bepaald, dat de acten van notarissen, die niet op deze wijze hun aanstelling hebben gekregen, niet van kracht zullen zijn. In het register van het Hof van Holland staan de notarissen, die in de verschillende steden in Holland en Zeeland zijn aangesteld, in chronologische volgorde vermeld. Vele reeds gevestigde notarissen blijven hun praktijk rustig op de oude voet uitoefenen, zonder examinatie en inschrijving. In een plakkaat van Karel V van 7 oktober 1531 volgen daarom nadere voorschriften.

Foto van tekening. Pastel : portret van Hendrik van Bolhuis (1787-1861). Zoon van Harm Jan van Bolhuis (1766-1824) en Geertje van Olst (1763-1800). Trouwde in 1821 met L. Oltkamp (1787-1840). Notaris te Leens en procureur te Appingedam. Bron: RHC GA, Groninger Archieven, Beeldbank Groningen.

Carte de visite. Portret van notaris Van Swinderen. Foto: J.G. Kramer, 1878-1886. Annotatie: Ezinge. Bron. RHC GA, Groninger Archieven, Beeldbank Groningen.

In het noorden
In Friesland wordt het notariaat voor het eerst wettelijk geregeld bij de plakkaten van de keizer van 1531 en 1540. Niet in alle provincies komt het notariaat tot ontwikkeling. In de provincies Groningen, Drenthe, Overijssel en Gelderland kan men nauwelijks van enig notariaat spreken. In Gelderland bijvoorbeeld zijn in Culemborg vanaf 1680 notarissen, in Zaltbommel, 's-Heerenberg en Zutphen zijn ze er slechts gedurende een korte periode. Een en ander wordt misschien in de hand gewerkt door een aantal bepalingen van de provinciale overheden. Voor Overijssel geldt bijvoorbeeld dat volgens het Landrecht van 1630 akten van levering en testamenten slechts door de richters, de schouten[12] kunnen worden uitgevoerd. Ook in Groningen hebben notariële akten geen rechtskracht.
Voor het opmaken van een akte wendt men zich tot het stadsbestuur, het gerecht of de predikant.

Regelingen voor en werkterrein van het notariaat
In de loop van de zestiende eeuw komen een aantal regelingen voor het notariaat tot stand. Belangrijk zijn in de eerste plaats bovenstaand reeds genoemde plakkaten van Karel V. Een van deze plakkaten, en voor ons genealogen van belang, is uitgevaardigd omdat vele notarissen er geen behoorlijk protocol (= hier: boek of register), waarin akten en oorkonden worden geregistreerd) op na houden, zodat comparanten, wanneer de originele akten verloren gaan, wat in die roerige tijden nogal eens wil gebeuren, geen enkel verhaal op elkaar hebben.
Hierin wordt voorzien in artikel XIII van het plakkaat roerende de politie van 4 oktober 1540, waarbij elke notaris gelast wordt om

‘alle contraqcten, testamenten ende andere acten, die zij passeren ende ontfangen zullen’ te registreren ‘bij ordene dat zij die ontfangen ende gepasseert zullen hebben’. In artikel XIV wordt nog gelast ‘de plaetse van de domicillie ofte woonstede van de persoonen, die eenige acte voer hen passeren in hun instrument te insereren’.

Holland en Zeeland hebben zich zo rond 1572 aan het gezag van de Landvoogd onttrokken en daar heeft de Prins van Oranje het gezag in handen genomen. In Holland worden de notarissen door de Staten of door de Prins als vertegenwoordiger van de Landsheer gecreëerd. In de eerste jaren gebeurt dit nog in naam van de koning, voor het laatst op 23 oktober 1581. In 1581 verklaren de noordelijke Nederlanden zich onafhankelijk van de Spaanse vorst. Het gezag berust vanaf die tijd bij de Staten van de gewesten. Vanaf die tijd stelt de Prins notarissen alleen op zijn eigen naam aan, terwijl hij in 1584 de clausule toevoegt:

 ‘als representerende ende hem gedefereert zijnde die Hooge Overicheyt ende regeringe der Landen van Hollant, Zeelant ende Frieslant. De laatste aanstelling doet de Prins op 27 juni 1584, dus dertien dagen voor zijn dood. Na zijn overlijden doen de Staten van Holland alleen de benoeming totdat Leycester als Landvoogd wordt gekozen. Deze verricht op 14 maart 1586 als ‘gouverneur generael der Vereenigde provinciën en heure geassocieerde’

Ansichtkaart. Loppersum, Raadhuisstraat. Villa van Notaris Bel. Woonhuis en kantoor. Datum: 1930-1940. Collectie gemeente Eemsdelta, voormalige gemeente Loppersum. Bron: RHC GA, Groninger Archieven, Beeldbank Groningen.

De eerste aanstelling
In diezelfde tijd vindt ook een benoeming plaats door Prins Maurits, die op 1 november 1585 als stadhouder van Holland en Zeeland is aangesteld. Vanaf die tijd vinden de ontwerpen zowel door Leycester als door Maurits plaats. Na het vertrek van Leycester in 1588 zijn het de Staten van Holland, die ‘brieven van creatie’ verlenen. Een enkele keer gebeurt dit door de Staten Generaal.

Wanneer men in die jaren in Holland het notariaat wenst uit te oefenen, zendt men zijn brieven van ‘nominatie ende recommandatie' aan de Staten van Holland.

De Staten verlenen eventueel ‘acte van creatie’ en zenden deze stukken door naar het Hof. Dit Hof onderzoekt de stukken en wanneer er geen bezwaren zijn laten zij de kandidaat de ambtseed afleggen, alsmede de eed van ‘getrouwicheyt’, volgens het formulier van de Staten van Holland d.d. 18 november 1584 en verleent admissie[13].
De tekst van deze akte van admissie wordt op 15 september 1592 opnieuw vastgesteld.

In de Resolutie der Staten van Holland en West Friesland van 12 maart 1594 worden de eisen gesteld aan de notaris in spé vastgelegd:

‘Omme te voorsien dat voortaan geen tot notarissen en werden gecreëert, die niet en hebben de nootelijcke qualiteyten, is op 't behaegen van de Edelen ende steden goetgevonden, dat degeene, die voortaan begeren tot notaris gecreëert te werden, sullen presenteren requesten aan de Staten, op welcke requeste geordonneert sal worden, dat deselve sullen worden geexamineert by twee Raadsheeren van den Hove, omme te weten of sy genouchsaem gestileert ende gepractiseert zijn om het notarisschap wel ende dienstelijck te bedienen; ende indien syluyden bij de Commissiën bevonden worden gequalificeert te zijn, sal aan de steden ofte plaetsen van hare residentie geschreven werden om geinformeert te zijn van haer leven, concersatie ende comportementen, om daervan die informatie gesien sijnde, op het versoeck gedisponeert te worden naer behooren.’

Op de eisen met betrekking tot de gevraagde vakbekwaamheden wordt verder nader ingegaan.

In Zeeland vindt na 1592 de benoeming uitsluitend plaats door de Staten van Zeeland of de Prins van Oranje. Notarissen die hun ambtsgebied in Staats-Vlaanderen hebben, worden benoemd door de Staten Generaal.
Het Hof blijft steeds de goedkeuring tot het uitoefenen van het notariaat verlenen.

Wanneer men de protocollen naleest zal blijken dat het notariaat zo ongeveer dezelfde akten opmaakt als ook voor Schout en Schepenen worden verleend. Uitzondering zijn de akten van transport en hypothecaire akten op onroerend goed en schepen boven een zekere maat. Dit met het oog op een eventuele ontduiking van de belasting van de veertigste penning. Testamenten van onterving van bloedverwanten mogen door een notaris slechts worden verleden in tegenwoordigheid van twee schepenen, een bepaling overigens, die zowel in het eedsformulier van notarissen van 1525 als in dat van 1803 voorkomt.

Uitsnede van een ansichtkaart, Hoofdweg Slochteren. Villa Notaris, 1950. Uitgever: Drukkerij Duurswold. Bron: RHC GA, Groninger Archieven, Beeldbank Groningen.

Wie zijn deze notarissen en hoe wordt men notaris
In de eerste helft van de zestiende eeuw zijn het vooral geestelijken en gemeentesecretarissen, die tevens de functie van notaris vervullen.

De geestelijken bezitten voldoende kennis van het Latijn en houden zich bezig met schrijfwerk. Ook de secretarissen moeten over enige Latijnse kennis beschikken en ook zij beheersen de kunst van het schrijven. Bovendien zijn ze in kleinere plaatsen en op het platteland uit hoofde van hun functie gewoon allerlei akten op te stellen. Dit omdat daar testamenten, procuraties[14] en andere akten meestal voor schout en schepenen gepasseerd worden. Vooral in kleinere gemeenten is het met het oog op de concurrentie die notaris en secretaris elkaar kunnen aandoen, vaak gewenst beide functies door een persoon te laten uitoefenen. Geleidelijk worden de akten meer in de landstaal geschreven, al blijven ze doorspekt met meestal uit het Latijn afkomstige termen.

Het notariaat schijnt destijds wel een aantrekkelijk (neven)beroep te zijn geweest. In de achttiende eeuw wordt de top van de maatschappelijke piramide gevormd door regenten en zeer vermogende renteniers. De laag daaronder bestaat uit beoefenaars van vrije beroepen als advocaten, notarissen en artsen, ambtenaren als klerken, boekhouders en bodes, belastingpachters en -collecteurs, een groot aantal kooplieden en winkeliers en enige zelfstandige ambachtslieden. Zij vormen de een na bovenste laag van de bevolking. Hun jaarinkomen ligt in die tijd tussen de duizend en drieduizend gulden[15]. Dikwijls waren notarissen werkzaam bij de rechterlijke macht of bekleedden zij belangrijke functies in hun woonplaats.

Ansichtkaart Haren. Villa van Notaris. Rijksstraat 240, Notaris Jhr. J. Burmania van Andringa de Kempenaer, 1928. Uitgever H. Boomker, boekhandel. Bron: RHC GA, Groningen Archieven, Beeldbank Groningen.

Twee pensionarissen van Rotterdam. Mr. Gerrit Doedesz. en Mr. Huges van der Goes waren tevens notaris. Cosmas Claesz. baljuw van Spanbroek is tevens notaris te Obdam en Hensbroek. Maar ook allerlei andere combinaties komen voor. Zo is Mr. Gijsbrecht van Eeuwijck doctor in de medicijnen en notaris te Enkhuizen. Mr. Johan Latour, geboren te Bergen in Henegouwen, ‘Cyrurgijn te Vlissingen’ wordt in zijn woonstad tevens notaris. Gilles Gerritsz., secretaris van de schout en organist te Noordwijk is aldaar tevens notaris. Andries van Aesche, secretaris van de heer van Fontes, vice-admiraal, wordt notaris te Veere. Ook onderwijzers worden meermalen tot notaris gecreëerd.
Een merkwaardige combinatie blijkt uit de akte voor Lenaert Belgiaerts van Breda, schrijver, secretaris van kapitein Pieter Merlijn:

‘Alsoe Lenert Belgiaerts van Breda, scriver van Capiteijn Pieter Merlijn, den Hove van Hollandt te kennen gegeven heeft, hoe dat hij suppliant het office van notarisschap, met admissie van den Hove van Brabant, openbaerlick tot Breda ende elders over de sestien en meer jaeren heeft geexerceert, blijckende bij de attestatie daervan zijnde, ende alsoe hij suppliant zijn bescheet (bescheid, wettelijk bewijs) van creatie, wesende van keijserlicke aucthoriteit, als oock van zijn admissie van den Hove van Brabant, mitsgaders alles wat hij hadde heeft gelaten in de furie van Breda, ende hij suppliant belast zijnde met een huysvrouwe, ende lange siecke daegen gehadt heeft, ende om beter aen den cost te moegen geraecken, mits mede exercerende dofficie van notarisschap ter plaetse daer zijn vendele sal leggen, wesende nu ter tijt tot Geertrudenberge, versouckende mitsdien dat den Hove gelieven soude hem oock t admitteren dat hij suppliant tvoorgenomde officie van notarisschap soude mogen doen ende excerceren binnen alle de vlecken, steden ende landen deur den voorscreven Hove subject ende daeronder sorterende. Soe ist das t voorscreven Hoff gesien de recommandantie ende versouck van des suppliants voorn, capiteyn. denselven geadmitteert heeft ende admitteert hem mitsdesen....’.

De verscheidenheid van beroepsbeoefenaars, die tevens notaris willen zijn, roept de vraag op, welke eisen dan wel aan het notariaat zijn verbonden. Iets blijkt al uit de Resolutie van 1594. maar er is ook een uitgebreider antwoord. Dit antwoord vinden we in een werkje van Jac. Thuys[16]. waarin hij uiteenzet wie het notarisambt mag bekleden, welke hoedanigheid hij behoord te bezitten en wie er onherroepelijk van buitengesloten moeten blijven.
Jac. Thuys begint met de laatsten:

‘Wie notaris mach wesen’:
‘Geen boer oft ackerman,
‘geen monnick, canonicken, reguliers etc. en mogen geen notarisen wesen, want alsulcke bij de gemeijne rechten voor doode worden gherekent ende behooren alsulcke hen te bekommeren met den Godtlijcken dienste ende hun niet t'onderwinden met 't gene der Ghemeijnte oft marekt aengaet.’

Verder zijn buitengesloten:
‘een heretijck (= ketter) oft ongelovige, want sij geacht worden als gediffameerde (diffameerlijck = lasterlijk), ende dat alle wettelijcke ende gemeijne handelen hun sijn verboden,’
‘Item totten selven officii en mogen niet ontfangen worden, degene, die mits 't gebreck van hunne vijf sinnen geen volkomen verstant oft kennisse hebben, als sijn: rasende, sotte, blinde ende doove.’
‘Item worden daertoe manspersoonen gestelt, want een vrouwe en mach geen notaris wesen, doordien het een openbaer ende mannelijck officie is, van 't welcke de vrouwen worden gheweert’.
‘Item raetsheeren noch advocaten en moghen gheen notarissen sijn. Item een eerloos vervalscher oft ongetrouwe en mach geen notaris sijn, want het notarisschap is van grooter eere ende weerdicheijt, van 't welcke een die eerloos is wordt afgeweert’.

‘Hoedanich de notaris behoort te wezen’ geeft hij in het volgende aan:
‘De notaris behoort te zijne rijp van verstande, van goeden name ende fame, van goeden leven ende eerlijcke conversatie, luttel sprekende, wel aenhoorende ende verstaende 't gene voor hem wort gecontracteert, voorsichtich, wijs ende hebbende volkomen kennisse, sulcx dat hij wete t'onderscheijden d'een sake van d'andere, t'onderkennen 't gene de partijen sijn doende, 't gene geveynst is, welcke gerecht is, welcke acten en instrumenten hij mach ontfangen, ende welcke hij behoort te verwerpen, ten welcken fijne (= opzicht) hij behoort gheleert te sijn in de rechten, immers middelmatige kennisse te hebben van de rechten, statuyten ende coustumen (= gebruiken, manieren) op de contracten uyterste willen ende andere rechtelijcke solemniteyten (= gebruiken).’

Maar er zijn meer eisen:
‘Wat saken men aenmercken moet aleer men eenen notaris creëert’.
‘Degeene die macht hebben notarissen te creren, behooren t'aemercken ende toesicht te nemen op de qualiteyt van de persoonen, die tot denselven staet van notaris willen worden gepromoveert, te weten: dat deselve sijn van wettelijcken ende behoorlijcken ouderdom, van goede zeden, manieren, conditiën, gheleert als boven, ende van eerlijcke ende degelijcke ouders.’

‘Degene, die begeert notaris te wesen, behoort te zijn XXV jaren out, want de jonckheijt totten selven niet wel en voecht ende dat oock de jonghers meer worden gheleijt ende gheregeert door hunne passien dan door redene ende verstant.’

‘Alsulcke behooren te hebben de geleertheijt boven vermeit, behooren oock te zijn goede grammatici, opdat sij in de saken, die men in 't Latijn, Fransoys oft andere talen stellen moet, weten mogen de differentie van de spreekwoorden ende deselve talen gerechtichlijcken schicken, in't welcke vele notarissen hedendaegs sijn te berispen, mits sij niet en weten d'onderwij singhen ende beghinselen van grammatica ende daeromme doen sij seer qualijcken, die alsulcke persoonen ende ongheleerde totten notarisschappe promoveren, gemerkt het so hoogen sehoonen staet ende officie is. Sijnde het gemeyn spreeckwoort niet te vergeefs, 't welck seght, dat beter ware de plaetsen ydel te laten dan de geyten daerinne gestelt’.

Gezien de opmerkingen van Thuys voldoen, mogelijk lange tijd, niet alle notarissen aan de door hem weergegeven eisen. In Leiden bijvoorbeeld schijnt in 1586 geen enkele notaris geweest te zijn die de Franse taal behoorlijk beheerst gezien een rekwest van Burgemeesters en Schepenen aan het Hof ten behoeve van de vele aanwezige Walen en Fransen waarin zij Bartholomeus van Meidart, eertijds notaris te Brussel, voordragen.

Afb. links: De notaris in vroegere tijden. Hier wordt nog met een ganzenveer geschreven.

Wat is er van het notariaat tot de Franse tijd bewaard?
Wanneer bij genealogisch onderzoek blijkt dat er enig bezit is in de familie, zal men graag om verschillende redenen willen weten of notariële archieven verder informatie kunnen verstrekken. Er wordt reeds eerder in dit artikel opgemerkt, dat het notariaat niet overal tot ontwikkeling is gekomen[17].

Maar er zijn meer complicaties. Het protocollenbestand bijvoorbeeld is lang niet overal bewaard gebleven. Zo zijn slechts van een vijftal Friese notarissen protocollen aanwezig. Van de notarissen Æneae (1660-1664) en Winia (1683-1685) beide te St. Jacobiparochie, tezamen slechts 0.1 meter. In Delft worden tussen 1525 en 1600 negen en dertig notarissen geadmitteerd, maar slechts van notarissen zijn nog protocollen bewaard gebleven. Hoewel er in de provincie Groningen geen notariaat zou hebben bestaan, merkt Mr. J.A. Feith[18]  op, dat de notariële archieven in de provincie Groningen dus ontbreken.

Van de keizerlijke notarissen uit de vijftiende en zestiende eeuw, actief in de stad Groningen, is niets anders overgebleven dan verspreide door hen uitgeven akten. Wel wordt door een particulier een handschrift geschonken. Dit is het protocol van:

‘Jurjen Draper, keiserlijcke majesteits wettige gecoosen en geswooren notarius publicus residerende aan 't Brede markt binnen Groningen’

en lopende over de jaren 1656, 1664, 1665. 1668 en 1669. Deze Jurjen Draper is rooms-katholiek, terwijl in de zeventiende eeuw alle openbare bedieningen in Stad en Lande slechts kunnen worden bekleed door hen, die tot de gereformeerde religie behoren. Daarom besluit Mr. Feith de heer Draper niet te beschouwen als een ambtenaar, wiens protocol behoort tot de rechterlijke archieven van de provincie Groningen. Noch het protocol, noch de door hem geschreven akten zouden meer waarde hebben dan onderhandse stukken. Dit laatste neemt niet weg, dat rooms katholieke families uit die tijd wel contact met hem gehad zullen hebben. Recentelijk is dit protocol dan ook als publicatie verschenen[19].

In Holland, Zeeland, Utrecht en in de generaliteitslanden hebben wel notarissen gefunctioneerd, soms zelfs in grote aantallen. De Gemeentelijke Archiefdienst van Rotterdam bijvoorbeeld beheert de notariële archieven vanaf 1585. Dit is daar een gigantisch archiefbestand van 820 meter plankruimte[20]. toegankelijk gemaakt op persoonsnamen, vanaf 1711 ook via klappers op namen van bedrijven, beroepen, gebouwen, producten van handel en bedrijf en van steden waarmee Rotterdam handel heeft gedreven.

Dr. A. Fl. Gehlen. geeft in zijn in het bovenstaande reeds genoemde boek Notariële akten uit de 17e en 18e eeuw op pagina 181 een overzicht van inventarissen van notariële archieven.

Ook zijn gegevens met betrekking tot notariële archieven te vinden in de overzichten van de archieven en verzamelingen van de openbare archiefbewaarplaatsen in Nederland, zodat ieder kan nagaan of er mogelijkerwijs bruikbare gegevens zijn te vinden.

Hierbij moet worden opgemerkt, dat men soms wel eens verder om zich heen zal moeten zien. Zo maken vele Zeeuwen destijds gebruik van het notariaat te Bergen op Zoom, en zijn dan ook vermeld in de archieven aldaar. De ‘Prael600Club’ heeft per notaris de in diens archieven voorkomende Zeeuwse gegevens verzameld en beschreven door middel van extracten[21]. In een artikel over Zeeuwse genealogische activiteiten wordt in Ons Erfgoed 1995 nr.6, pag. 240, ook hierop iets verder ingegaan.

I.G. LeSage ten Broek. Geboren te Groningen den 27 November 1775. Joachim George le Sage ten Broek (Groningen 1775-1847), notaris te Naaldwijk, overgegaan naar de R.K. kerk in 1806. Portret 'naar het Leven geteekend.' Foto: J.W. Vos fec. ; lith. Gebr. Langenhuysen, 1835-1847. Annotatie: Van Someren II, p 161 tussen 817 en 818. Techniek: litho. Afmetingen: 33,5 x 22,9 cm. Bron: Collectie RHC GA, Groninger Archieven, Beeldbank Groningen.

De Franse tijd
Het oude notariaat heeft tot in de Franse tijd slechts betrekkelijk weinig invloed. Weliswaar mag een notaris bijvoorbeeld een verkoopakte van onroerend goed opmaken, nog heden ten dage ten onrechte de 'voorlopige koopakte' genoemd, maar de eigenlijke akte van overdracht moet ten overstaan van de plaatselijke overheid worden verleden. Dit laatste vooral ter controle om de overheidsheffingen zeker te stellen. Ook testamenten, uiterste wilsbeschikkingen, behoeven niet voor een notaris te zijn verleden. Het komt er dus op neer dat er geen verplichting heeft bestaan zaken te regelen met behulp van notariële akten.

Tijdens de Franse overheersing kwam hier verandering in. In 1810 wordt de ‘Napoleontische Notariswet’ ingevoerd. Deze invoering blijkt toch zonder schokken te kunnen verlopen, hoewel het Franse notariaat een veel hoger aanzien geniet dan het Nederlandse. Dat Franse notariaat kent al sinds de dertiende eeuw een wettelijke regeling en is van oudsher verbonden met de rechterlijke macht.

De ontwikkeling van het notariaat na de Franse tijd
Is het notariaat oorspronkelijk een bevoegdheid, krachtens vergunning van de overheid, nu is het een zuiver staatsambt geworden.

In de loop van de negentiende eeuw wordt het notariaat geleidelijk ontdaan van vreemde elementen uit de Napoleontische wetgeving.

In Nederland wordt de notaris door de Kroon benoemd. Zijn rechtspositie is geregeld in de Wet op het notarisambt van 9 juli 1842 en sindsdien herhaaldelijk gewijzigd. Om voor benoeming in aanmerking te komen moet men:

- de hoedanigheid van meester in de rechten op grond van het doctoraal examen in de notariële studierichting verkregen hebben;
- vijf en twintig jaar oud zijn;
- tenminste drie jaar als kandidaat-notaris op een notariskantoor stage gelopen hebben. In de praktijk is deze wachttijd echter veel langer, zodat de leeftijd, waarop men tot notaris benoemd wordt al gauw zo'n 45 jaar is;
- Nederlander zijn.

Ook een vrouw is tot notaris benoembaar. Anders dan andere ambtenaren ontvangt de notaris zijn salaris niet van de overheid, maar ontvangt een honorarium van degenen die van zijn diensten gebruik maken.

De (ambtenaar)notaris is belast met het opmaken van authentieke akten, enkele uitzonderingen buiten beschouwing gelaten, van alle handelingen en feiten op privaatrechtelijk terrein. Het verlijden van de akten vindt plaats in tegenwoordigheid van twee getuigen. Authentiek wil zeggen dat van de betreffende stukken de echtheid vaststaat. Ze worden opgemaakt op verzoek van belanghebbende(n).

Wie een beroep kan doen op een dergelijke akte heeft een voorsprong op degenen, die beschikken over onderhandse geschriften.

Naast deze bijzondere bewijskracht bezit de notariële akte nog een tweede eigenschap, ontleend aan twee andere notariële ambtstaken.

De notaris heeft naast de taak authentieke akten op te maken ook de plicht ze te bewaren, enkele uitzonderingen, zogenaamde 'originaliakten' en omschreven in de Notariswet, buiten beschouwing gelaten.

Akten in originali kan de notaris slechts in enkele gevallen opmaken. In die gevallen hebben de partijen keuze tussen een minuutakte, die in bewaring blijft, of een originaliakte, die ze zelf in handen krijgen. Voorbeelden zijn de gewone volmacht (lastgeving) en royement (doorhaling van een hypothecaire inschrijving.

Tevens houdt de notaris een register bij, het zogenaamde repertorium. van alle door hem verleden akten. De overheid controleert of zijn bewaarplaats wel voldoende veilig is. Notariële testamenten worden doorgegeven aan het ‘Centraal Testamentenregister’ te 's- Gravenhage. Deze testamenten worden daarin opgenomen zonder vermelding van de inhoud, die dus aan het ambtsgeheim van de betreffende notaris blijft toevertrouwd. De testamenten worden pas na het overleden van de testateur/trice geregistreerd en dan nog alleen, als zij door het overlijden van kracht zijn geworden, zodat herroepen testamenten geheim blijven. Op deze wijze kan het laatste testament altijd achterhaald worden, ook al weten de nabestaanden niet of en voor welke notaris een testament is opgemaakt.

Op studiezaal II van het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) bevindt zich op microfiches een gedeelte van het Centraal Testamentenregister. Dit betreft de registratie van testamenten gemaakt in de periode 1890-1973 door testateurs die tussen 1793 zijn geboren en voor 1973 zijn overleden. Het betreft hier een registratie, dus niet de testamenten zelf. De registratiekaarten zijn op geboortejaar van de testateur en per jaar alfabetisch op familienaam gerangschikt.

Op de registratiekaarten is het volgende vermeld:
- familienaam en voornamen van de testateur
- burgerlijke staat (ongehuwd, gehuwd, weduwnaar of weduwe, met vermelding van de echtgenoot, echtgenote of van wie men weduwnaar of weduwe is)
- plaats en datum van geboorte van de testateur, soms overlijdensdatum
- beroep
- adres
- aard van de akte
- datering en nummer van de akte
- naam en standplaats van de notaris
- soms eerdere en latere huwelijken

- Als er enig bezit in de familie is geweest, kan dit register, vooral als andere informatie verloren is geraakt, dus bruikbare informatie opleveren.

- Een derde taak is het afgeven van authentieke afschriften en uittreksels, die de handtekening en het ambtszegel van de notaris dragen onder zijn verklaring, dat de in die documenten voorkomende tekst gelijkluidend is aan die van het origineel. Een speciaal soort afschriften zijn de 'grossen'. Dat zijn afschriften waarboven de woorden 'In naam der Koning(in)' voorkomen en die maar eenmaal zonder meer mogen worden verstrekt. Voor een tweede verstrekking is toestemming van de rechtbank nodig. Een dergelijke grosse kan een rol spelen bij bepaalde rechtszaken.

- Afschriften kan de notaris ook maken van hem getoonde stukken.

- Naast de door hem vervaardigde akten kan de notaris ook andere stukken in bewaring nemen. Dit blijven echter onderhandse stukken.

- Het werk van de notaris ligt in het bijzonder op het gebied van ons recht dat belichaamd is in het Burgerlijk Wetboek, en het Wetboek van Koophandel en de daarmee nauw samenhangende wetgeving.

- Behalve zijn eigen wettelijke werk verricht de notaris allerlei andere juridische werkzaamheden, zoals de afwikkeling van nalatenschappen.

- Notarissen, en ook kandidaat-notarissen, staan onder toezicht van 'Kamers van Toezicht', waarin onder meer notarissen en leden van de rechterlijke macht zitting hebben. De Kamers kunnen disciplinaire maatregelen toepassen. Een afzonderlijke rijksinstantie oefent controle uit op de notariële boekhouding.

- Uit het verleden worden soms merkwaardige zaken betreffende notarissen aangedragen, zoals faillissementen van notarissen, waarbij ook door hem beheerde vermogens weg blijken te zijn. Een Friese Ten Boom zou bijvoorbeeld na zijn honderdste jaar alsnog zelfmoord hebben gepleegd, omdat de notaris die zijn kapitaaltje beheert, failliet is gegaan. En, ook in Friesland, zou een jongeman een boerderij zijn onthouden. Ook tegenwoordig wordt er nog wel eens een heel enkele keer een notaris uit zijn ambt ontzet.

- Komen in de tijd van het oude notariaat allerlei combinaties van beroepen voor, het moderne notariaat daarentegen kent bepaalde onverenigbare beroepen. Zo mag een notaris geen rechter, procureur of belastingambtenaar zijn. Het maximum aantal notarissen wordt bij Koninklijk Besluit vastgesteld. De notaris wordt benoemd voor het leven. Bij het bereiken van de volle ouderdom van zeventig jaar - of voordien op zijn verzoek - wordt hem ontslag verleend. De rechterlijke macht kan hem op bepaalde, in de wet genoemde gronden uit zijn ambt ontzetten.

- Archiefstukken, overgebracht naar archiefbewaarplaatsen zijn openbaar volgens de archiefwet. Een van de uitzonderingen wordt gevormd door de notariële archieven, waarvan de overbrenging na 75 jaar dient plaats te vinden. Ook de nieuwe archiefwet van 1995, brengt hier geen verandering in.

- Onderzoek in notariële archieven kan zeer tijdrovend zijn. Met behulp van archiefgidsen valt na te gaan welke notarissen in het gebied waar men onderzoek doet, actief zijn geweest. In toenemende mate is men bezig de notariële archieven te klapperen op persoonsnamen, zodat althans dat zoeken wordt vereenvoudigd. Een complicatie is, dat men niet altijd gebruik heeft gemaakt van de diensten van een notaris uit de eigen omgeving. Zo maken bijvoorbeeld vele Zeeuwen destijds gebruik van notariële diensten te Bergen op Zoom en zijn dus ook vermeld in de archieven aldaar. Waar twee of meer partijen bij een akte betrokken zijn kan het ook voorkomen, dat de akte verleden is voor een notaris uit de streek van de andere partij (en), zodat ook dan elders gezocht moet worden.

Het notariaat in Friesland
Bovenstaand is beknopt de ontwikkeling van het notariaat in de noordelijke Nederlanden beschreven. Hierbij is aangegeven dat er aanzienlijke verschillen zijn wat de spreiding over de gewesten van de Republiek betreft. In sommige gewesten komt het notariaat nauwelijks tot ontwikkeling. Dit gaat niet op voor Friesland. Een naamlijst, vervaardigd door J. van Leeuwen, destijds griffier bij het Provinciale Gerechtshof en archivaris en bibliothecaris van Friesland, die de periode van 1606 - 1850 omvat, telt een behoorlijk aantal notarissen.

Ook in de praktijkuitoefening zijn er grote verschillen
In 1910 worden door het rijk de protocollen van de Haagse notarissen aan het gemeentearchief in bruikleen gegeven: een grote, ongeveer 5300 delen tellende, verzameling. De toenmalige gemeentearchivaris, H.E. van Gelder vervaardigt een alfabetische lijst van de notarissen van voor 1811 met bijvoeging van een lijst van de jaren waarover hun protocollen lopen met een opgave van de nummers die tot die protocollen behorende delen in de voorlopige inventaris dragen. Anders dan bijvoorbeeld het grote aantal protocollen van de Haagse notarissen, dat bewaard is gebleven, is dat in aantal in Friesland maar zeer beperkt. Gaat men naar het Friese notariaat, dan vindt men, van vóór 1809 slechts heel weinig protocollen. Hoewel de notarissen eigenlijk verplicht zijn geweest een afschrift (protocol, ook wel minuut) te bewaren, hebben ze zich nauwelijks aan dat voorschrift gehouden. Een uitzondering is notaris Nicolaas Judoei Cleuting (Claes Cleuting Joostzoon), van 1554 af een voornaam notaris binnen Leeuwarden, wiens register in 1858 in het bezit is gekomen van het stedelijk archief te Leeuwarden.

In Friesland een vrij notariaat
De hedendaagse notaris ontvangt een benoeming op een aangewezen standplaats. In de tijd van de Republiek kan ieder die het vereiste examen met goed gevolg heeft afgelegd, aan wie de aanstelling uitgereikt is, en die na de eedsaflegging zijn aanstelling in de griffie van den Hove heeft laten registreren, nagenoeg zonder enige beperking het ambt van notaris binnen het gehele landschap uitoefenen. Tot het praktiseren voor enig Gerecht wordt echter wel sedert 1666 de toestemming van dat Gerecht vereist volgens een resolutie van Gedeputeerde Staten van 10 mei 1666, Charterboek V 754. Ook moet de notaris een officiegeld van ƒ12,- per jaar aan Den Lande betalen.

Woonplaats en getal van de notarissen zijn onbepaald. Het is dus waarschijnlijk dat het aantal notarissen niet alleen niet steeds evenredig is geweest aan de grootte van de bevolking, maar ook dat ze zich vooral in de steden gevestigd zullen hebben, vooral in Leeuwarden, immers zetel van regering en hof.

Wel zijn verboden van kracht met betrekking tot het opmaken van bepaalde akten. Zo behelst reeds het edict[22] van keizer Karel van 4 oktober 1540 het verbod huwelijkscontracten te maken voor personen, die de vereiste toestemming voor hun huwelijk niet hebben gevraagd. Dit op straffe van ‘priuatie (privatie = ontneming) van hueren Staten ende boven desen arbitralicken ghecorrigeert te worden’, een voorschrift dat in de Nieuwe en in de Oude Landsordonnantie is herhaald. Ook mogen de notarissen geen contracten opmaken van minderjarigen met een eed, of minderjarigen de eed afnemen, waarvoor gelijke straffen gelden. Ook mag hij geen instrumenten schrijven, die tegen de eerbaarheid, goede zeden en manieren strijden. Van met het notariaat onverenigbare beroepen wordt nergens gesproken.

Eisen van benoeming
Wat de benoeming betreft worden eigenlijk weinig eisen gesteld. Men moet het examen met goed gevolg afgelegd hebben. De aard en de omvang van dit examen, de wijze waarop het zal worden afgenomen en de regeling worden vastgesteld door Gedeputeerde Staten en het Hof in onderling overleg als maatregel van inwendig bestuur[23]. In het begin wordt zelfs geen bewijs van goed gedrag gevraagd. Als men de naamlijst doorloopt blijkt dat niet alleen de leden van de gereformeerde kerk, de 'staatskerk', benoembaar zijn maar hebben in de zeventiende en achttiende eeuw ook doopsgezinden het notariaat uitgeoefend. Of men ook benoemingen van rooms-katholieken heeft gedoogd, is mij niet bekend. In Holland is bij resolutie van 13 mei 1734 bepaald:

‘Dat van nu voortaan geene Notarissen zullen mogen worden aangesteld of geadmitteerd, professie doende van de Roomsch Catholyke Religie’.

Een soortgelijk besluit van de Friese Staten bestaat waarschijnlijk niet.
In een werkje van Jac. Thuys, notaris te Antwerpen, Ars notarius, Amsterdam, 2e druk 1654, wordt aangegeven wie onherroepelijk van het notarisambt moeten worden buitengesloten. Een overzicht is vermeld in het genoemde artikel in Deel 2. Hier alleen deze buitensluiting:

‘Item worden daertoe manspersonen gestelt, want een vrouwe en mach geen notaris wesen, doordien het een openbaer ende mannelijck officie is, van 't welcke de vrouwen woorden gheweert’.

De eed, die de Friese notaris in de zestiende eeuw moet afleggen, ontleend aan de achterzijde van het titelblad van het protocol van de notaris Gleuting, luidt als volgt:

Die eedt van de notarys
Zullen aen den heyligen zweeren dat zij zullen weesen getrouwe der Keys. Mat. Erfheeren van desen lande. Dat ze hen sullen eerlick draegen int officie van 't notarisschap ende trouwelicken exerceeren. Ende sullen nyet staen over eenyge contracte die zy weeten oft vehementelyk presumeeren (= hevig, sterk vermoeden) te weesen frauduleus, simulaet (= met valse voorwensels) ofte anders naer rechte verbooden. Zullen oock sweeren dat zij gheen obligatien of andere verbantrieven maeken en sullen sub poenis camerae. End dat zy in alle heure instrumenten sullen stellen anno impery. Dat zy oyck van alles wat voor hun geschiet en gepasseert zal worden deugdelycke prothocollen houden zullen. Ende zy zullen oock geene ghetuygen eedigen oft verhoiren ende daervan maecken certificatien, hetzy in civile oft crimineele saecken, bij poene als boven. Ende voorts alles te doen dat getroue ende legael notarius schuldig is ende behoert te doen. (transcriptie van S. Koopmans)

Het eedformulier dat in Friesland in de zeventiende eeuw wordt gebruikt, ziet er heel anders uit. In het ‘Eedboeck van het Collegie der Ed. Hoogh. Heeren Gedeputeerde Staten van Friesland’ van 1679 wordt de eed als volgt verwoord:

Afb. links: Krantenknipsel. Oldambt, Finsterwolde. Het huis (villa) van de notaris, 1930. Oorspronkelijke bron: Nieuwsblad van het Noorden, 02-10-1930. Collectienaam: Provinciale Groningse Oudhiedkundige Commissie. Bron: RHC GA, Groninger Archieven, Beeldbank Groningen.
Deze villa staat nog steeds in Finsterwolde en er is ook nog atlijd een notaris werkzaam en woonachtig.

Eed van notarisen
lck beloove ende sweere de Ed. Mog. Heeren Staten van dese Landen,' hun erf- Stadhouder en Gedeputeerden, sampt President ende Raden in den Hove aldaer te sullen respecteren en alle eere ende gehoorzaamheyt bewysen, en in het exerceren van myn Notarisampt my te regardereren naar de Ordonnantien daarop in dese Landen rede gemaeckt ende noch te maecken. Ende my voorts in alles alsoo te sullen queten, als een goed ende getrouwe notaris toestaet. So waerlijck helpe my Godt Almachtig!

De eed wordt afgelegd in handen van Gedeputeerde Staten of van een lid uit hun midden daartoe gecommitteerd (aangesteld).

Over de akten
Er is geen verbodsbepaling met betrekking tot het verlijden van akten waarin de notaris, zijn vrouw of bloedverwanten als partij voorkomen, noch beslissen zij iets voor het geval de akten beschikkingen of bepalingen bevatten die tot voordeel van deze personen of van de getuigen zijn.

Over de vorm van de akten is weinig bepaald.
Het Edict van 1540 schrijft voor dat de comparanten (= verschijnende partijen) de notaris door de getuigen bekend moeten zijn gemaakt, terwijl hij ook de woonplaats van de comparanten moet vermelden. Later wordt de verplichting toegevoegd om in de akte de dag, de maand, het jaar en de plaats in en op welke ze verleden is en de voorlezing van het stuk aan partijen, tenminste aan degene(n) ‘tot wiens last het instrument is leggende’.
Vereisten worden aan de getuigen niet gesteld, tenzij ze tevens als attesterende getuigen moeten dienst doen of wanneer zij als ‘luiden van eere, waardig van geloove, bekend zijn den notarien’ deze de identiteit van hem onbekende comparanten kunnen ‘affirmeren’ (= bevestigen).

Men acht het niet voldoende, dat de notaris alleen de naam van de persoon, die voor hem verschijnt, kent. Hij moet ook weten of het deze wel toegestaan is een verbintenis aan te gaan.

Alle akten, onverschillig van welke aard, worden aan de partijen als origineel uitgereikt. Van verschillende wederzijds verbindende akten, zoals scheidingen en ruilingen zullen, gezien het voorgaande twee of meer gelijkluidende zijn opgemaakt.

De praktijk van het notariaat
Het is niet doenlijk de activiteiten van de notaris in een beknopt artikel te verwoorden. Ook noodt de destijds gebezigde taal daar niet toe. In de

‘Heedendaegse Rechtsgeleertheyt, Soo elders, als in Frieslandt’ gebruikelijk door Ulrik Huber, eerste deel, uitgegeven in 1686 te Leeuwarden, lezen we, om een voorbeeld te geven op pag. 183: 45:

Daer worden ook dikwijls by de erfstellinge, als ook by legaten, secckere voornemens of oogemerken gestelt, die van de voorwaerden of van de peenen (= straffen, boeten), in maniere van uitdruckinge verscheelen, by exempel Jan zy erfgenaem, op dat hy sijn susters, en broeders onderhoude, is een oogmerk; indien hy se onderhoudt, is een conditie (= voorwaarde); alsoo in diergelijke, waer uit den geenen dien het aengaet, recht geschapen is, om te vorderen het geene de erfgenaem ten haeren aenzien is opgelegt, als by wij se van fideicommis (= erfstelling over de hand, testamentaire beschikking waarbij de bevoordeelde de erfportie niet rechtstreeks van de erflater ontvangt, maar via (de hand) van een door hem aangewezen erfgenaam of legataris).

Al vroeg, in de laatste jaren van de zestiende eeuw begint men met verwaarlozing van de plechtige vormen van de notariële akte door het gehele hoofd van de akte gewoon weg te laten en zonder van het compareren[24] (verschijnen) voor de notaris te spreken, maar de akten, evenals onderhandse, onmiddellijk met de namen van de partijen te beginnen. Als dit gebruik tot een vaste gewoonte wordt, wijkt men geleidelijk meer en meer van de vorm van een notariële akte af. De ondertekening van de notaris als getuige (eigenlijke getuigen zijn slechts bij enkele akten aanwezig) ziet men als het bewijs dat partijen voor de notaris verklaard hebben te zijn overeengekomen zoals in de akte verhaald is, dat hun ondertekening in zijn tegenwoordigheid is gebeurd en dat hij die ondertekening dus heeft gezien. Soms tekent de notaris soms maanden na de tekening van een geheel buiten hem opgemaakt stuk op verzoek van partijen of een van hen en plaatst slechts zijn handtekening onder de akte om deze te bevestigen..
Ten aanzien van testamenten schrijft de Lands-Ordonnantie uitdrukkelijk voor dat het beschreven recht geheel gevolgd moet worden, behalve dat, zonder bezegeling, de ondertekening van de getuigen voldoende is. De testamenten behoren in één context en in tegenwoordigheid van zeven getuigen, waaronder de notaris of schrijver, verleden te worden, zonder dat intussen tot enige vreemde handeling mag worden overgegaan en zonder dat de testator en de getuigen inmiddels gescheiden of uiteengegaan zullen zijn. Kan de testator niet lezen of schrijven dan is een achtste getuige nodig.

In gewone gevallen worden aan de getuigen alleen het hoofd en het slot van de akte voorgelezen. De getuigen moeten door de testator uitdrukkelijk verzocht zijn.

Het houden van protocollen is ook na 1723 meer dan eens voorgesteld, maar wordt altijd afgewezen. De oorspronkelijke voorschriften ze te houden zal de oorzaak zijn dat men zich tot advocaten, procureurs, dorpsrechters enz. heeft gewend voor het schrijven van allerlei stukken omdat die niets met protocollen te maken hebben gehad. Of het notariaat alleen door hun potentiële cliënten tot dit verzuim zijn gebracht en dus door welbegrepen eigenbelang tot dit verzuim zijn gekomen, is moeilijk achteraf te bewijzen. Velen vinden het een onprettig idee, dat dit register, die hun intieme handelingen en beschikkingen bevat bij het beëindigen van de praktijk of bij het overlijden van de notaris in handen van willekeurige derden kunnen komen. Ook de wetgeving heeft hierin tot het begin van de negentiende eeuw geen verandering gebracht.

Uit het voorgaande blijkt, dat waarschijnlijk bij verschillende families nog wel door notarissen opgemaakte of getekende akten voor kunnen komen, maar dat het notariaat tot 1809 op een sporadische uitzondering na, geen gegevens heeft nagelaten, die bruikbaar zijn voor genealogisch onderzoek.

Anders dan elders in Nederland moet bij een verkoop van een huis, boerderij of land de koop eerst driemaal worden geproclameerd (afgeroepen) op het rechthuis en in de plaatselijke kerk. De koop is pas definitief als niemand bezwaar maakt. Het is echter geregeld gebeurd dat er wel bezwaar wordt gemaakt. De familieleden van de verkoper in de eerste plaats en de buren (naast liggers) in de tweede plaats hebben het recht van eerste koop, het zogenaamde naarrecht. Wordt van dit recht op beroep gebruik gemaakt dan wordt dit meestal in de marge van de akte aangetekend.

De verzoeken tot afkondigingen van de verkopen van onroerende goederen staan in de proclamatieboeken, aanwezig in het oud rechterlijk archief in Friesland. Men heeft meer kans om hierin gegevens te vinden, o.a. in de registers van koopbrieven. Ze beginnen in Friesland ten dele in de zestiende eeuw, bij enkele grietenijen (= plattelandsgemeenten) in de zeventiende eeuw.

Notariaat na 1809
Vanaf 1809 veranderen de voorschriften voor het notariaat en wordt het vervaardigen van protocollen weer verplicht. Alleen brevetakten: toestemming voor het aangaan van een huwelijk, toestemming tot het royeren van hypothecaire inschrijvingen en andere akten, waarvan slechts één exemplaar bestaat, worden niet bewaard.
Voorbeelden van akten, die wel bewaard bleven zijn o.a.:

koopakten, hypotheekakten, huwelijkscontracten, schuldbekentenissen, testamenten, inventarisaties, boedelscheidingen. Twee belangrijkste bronnen zijn de hypotheekakten en de proclamatieboeken.
De hypotheekakten verschaffen niet alleen informatie over leningen, maar ook over huurcontracten, scheeps- of bijlbrieven[25], koopakten en soms huwelijkse voorwaarden. In de proclamatieboeken vindt men uittreksels van koopakten betreffende onroerende goederen.

Inventarissen van notarissen bij de Groninger archieven
De inventarissen van de archieven van notarissen werkzaam binnen de arrondissementen van het departement van de Westereems en van de provincie Groningen vanaf 1811, verschenen in 1980 in druk. In de jaren 1985 en 1993 zijn er aanvullingen op genoemde archieven gekomen, die nu zijn opgenomen in de in 1994 en 1995 herziene toegangen op de notarisarchieven. Dit betreft de toegangsnummers 85-123. De uitgebreide inleiding op de notarisarchieven is alleen opgenomen in toegangnummer 85 (Notarissen te Appingedam). Bij de overige toegangsnummers (86-123) wordt hiernaar verwezen.

In 2007 zijn de notariële archieven over de periode 1916 - 1925 overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats (aanwinstnummer 2007/176). Omdat testamenten volgens de Wet op het notarisambt (Stb. 1999 nr. 190) een langere overbrengingstermijn kennen dan de overige akten (nl. 100 in plaats van 75 jaar) zijn deze uit de serie akten gehaald en achtergebleven bij de notaris bewaarder.

Bij de verwerking van de aanwinst uit 2007 is de toegang op de archieven van de te Groningen geresideerd hebbende notarissen (toegangnummer 1467) vervallen omdat deze is gesplitst in een tiental toegangen per standplaats (toegangnummer 1869 t/m 1878). Ook voor deze toegangen geldt dat voor de inleiding wordt verwezen naar toegangnummer 85 (Notarissen te Appingedam).

In 2011 zijn de beschrijvingen van de stukken over de jaren 1926-1935 toegevoegd.
Op de website van de RHC GA, Groninger Archieven, vind je de inventarissen en de namen van diverse notarissen uit Groningerland, o.a. uit Eenrum, Mensingeweer, Leens, Woldendorp, Termunten, Nieuwolda, ’t Zand, Onstwedde, Stadskanaal enz. Vul in het zoekvenster ‘notaris’ in en je wordt op je wensen bediend.